नीति, योजना, लक्ष्य, उद्देश्य, कार्यक्रम तथा महत्त्वपूर्ण निर्णयहरू गर्न विभिन्न प्रकारका बैठकहरू राखिन्छन्। राज्यको सर्वोच्च निकायदेखि तल्लो निकायसम्म र साना संघ-संस्थाहरूदेखि ठूला संघसंस्थाहरूसम्म विभिन्न विषयहरूमा बैठकको आयोजना गरिन्छ। कुनै पनि निकायको प्रगति, उन्नति तथा समृद्धिमा सम्बन्धित निकायमा सञ्चालन हुने साना-ठूला जुनसुकै प्रकारका बैठकहरूको महत्त्वपूर्ण स्थान रहेको हुन्छ। बैठक सञ्चालनका केही प्रावधान, कार्यविधि, नियम, मर्यादा, कला तथा संयन्त्रहरू छन्। बैठकलाई अधिकतम उपलब्धिमूलक एवम् प्रभावकारी बनाउन बैठक आयोजना गर्ने व्यक्तिको ठूलो जिम्मेवारी रहेको हुन्छ।

बैठक अमर्यादित र हचुवाको भरमा सञ्चालन गर्दा अनावश्यक विषयवस्तुहरू उठान हुनुका साथै बैठकलाई हाँसीठट्टा र मजाकको रूपमा लिई निष्कर्ष तथा परिणामविहीन बनाइन्छ। बैठकका लागि छलफलका विषयवस्तु तथा एजेन्डाहरू स्पष्ट नहुँदा बैठक प्रतिफलमूलक हुँदैन। बैठक भनेको कुनै पनि संघसंस्थाको मुटु हो, धड्कन हो। बैठकबाटै सम्पूर्ण क्रियाकलापहरूको निगरानी, अनुगमन, अवलोकन तथा मूल्याङ्कन भई नियन्त्रणका उपायहरू पत्ता लगाइन्छ। बैठकलाई विशेष रूपमा प्रभावकारी तथा प्रतिफलमूलक बनाउनुपर्दछ।

बैठक सुरु भएपछि सहभागी पदाधिकारीहरूबाट तँछाडमछाड गर्दै असम्बन्धित विषयवस्तु तथा अप्रासंगिक कुराहरू निकालेर बैठकको सुन्दरता, मर्यादा र गरिमा घटाउने गरिन्छ। बैठकमा प्रस्तुत विषयवस्तुमा प्रवेश नगरी अनावश्यक विषयवस्तुहरूमा अड्किएर समय काटी बैठकको मूल्यमान्यता र साख घटाउने काम हुन्छ। प्रस्तावित विषयवस्तु एवम् कार्यसूचीमा मात्र छलफल तथा तर्कवितर्क गरी बैठक निश्चित समयभित्र सम्पन्न गर्नु बैठक व्यवस्थापनको प्रमुख मर्यादा हो।

बैठकको पूर्वनिर्धारित योजना, लक्ष्य, उद्देश्य तथा रणनीति रहेको हुन्छ। बिना उद्देश्य तथा लक्ष्य बैठक आमन्त्रण गर्नुहुँदैन। पूर्वतयारी नगरी बैठक राख्दा गतिहीन, ठट्यौलो तथा हास्यास्पद बन्न पुग्दछ। बैठकको आफ्नै महत्त्व, गरिमा, प्रतिष्ठा र साख रहेको हुन्छ। सानो–ठूलो, विस्तृत–संकुचित जुनसुकै प्रकारको बैठक भए पनि यो भनेको संस्थाको केन्द्रबिन्दु हो। बैठक सञ्चालन तथा व्यवस्थापनमा जति बढी ध्यान दिएर अधिकतम उपलब्धिमूलक तथा प्रभावशाली बनाइन्छ, त्यति नै बढी कार्यालयलाई चुस्त, दुरुस्त तथा छरितो बनाउन सकिन्छ। बैठकलाई मर्यादित, प्रभावकारी, उपलब्धिमूलक तथा सफलीभूत बनाउन सम्बन्धित बैठकको अध्यक्षता गर्ने पदाधिकारी, कार्यकारी प्रमुख र सचिवको हात रहेको हुन्छ।

बैठक आयोजना गर्नुपूर्व सर्वप्रथम बैठकमा सहभागी हुने सदस्यहरूबीच सूचना तथा सन्देश प्रवाह गरी समन्वय, सहकार्य र हातेमालो गर्नुपर्दछ। यसले गर्दा बैठकलाई व्यवस्थित र मर्यादित बनाउन सकिन्छ। साधारण प्रस्तावहरूमा छलफल तथा निर्णय गर्नुपर्ने भएमा त्यति धेरै कसरत, दौडधूप तथा तामझाम गरिरहनुपर्दैन। तर बैठकमा विशेष, असाधारण तथा दीर्घकालीन प्रभाव पर्ने प्रस्तावहरू छलफल गरी निर्णय गर्नुपर्ने भएमा प्रस्तावहरूका बारेमा सदस्यहरूबीच पूर्वबैठकहरू राखी व्यापक छलफल, तर्कवितर्क, विचारविमर्श गर्नुपर्दछ। पूर्वबैठकहरू बस्दा सदस्यहरूले विषयवस्तुहरूमा गहिरो जानकारी पाउनुका साथै संस्थाको कार्यक्रम, क्रियाकलाप तथा गतिविधिहरूमा पारदर्शिता तथा जवाफदेहिता कायम गर्न सकिन्छ। मुख्य बैठक बस्नुपूर्व बसेका बैठकहरूले पछि गरिने सम्भावित निर्णयहरू सच्याउने, संशोधन तथा सुधार गर्ने अवसर प्राप्त हुनुका साथै जिम्मेवारी र जवाफदेहीको सुनिश्चितता गर्दछ। निर्णयका लागि पेस गरिने प्रस्तावहरूको गहिरो ज्ञान तथा जानकारी नभई बैठक बोलाउँदा बैठक अमर्यादित, अभद्र, अन्योल तथा उपलब्धिविहीन हुनुका साथै निर्णयका कारण पछि प्राप्त हुने नकारात्मक परिणामका सम्बन्धमा एकअर्कामा आरोप–प्रत्यारोप तथा पोलापोल गर्ने गरेको व्यहोरा अनुभवीहरूले व्यक्त गर्ने गरेका छन्।

संस्थाका प्रमुख पदाधिकारीहरूको अदूरदर्शिता, अकुशल कार्यविधि, व्यवस्थापकीय अस्वस्थता तथा आर्थिक अपारदर्शिताका कारण बैठकहरू अमर्यादित, अव्यवस्थित र दिशाहीन भइरहेका हुन्छन्। यसको मुख्य जड भनेको बैठकका पदाधिकारी तथा सदस्यहरूमा समन्वय, सहकार्य, मित्रभाव, सहयोग तथा पारदर्शिताको अभाव नै हो। बैठकमा सहभागी हुने सदस्यहरूको हातमा एजेन्डा तथा माइन्युटको मस्यौदा समयमा नपुर्‍याउनु, विषयवस्तुमा स्पष्ट ज्ञान नहुनु, बैठकमा अध्यक्षता गर्ने पदाधिकारीले बैठकमा पेस गरिने विषयवस्तुउपर प्रकाश पार्न नसक्नु, नियम–कानुनभन्दा पनि व्यावहारिक पक्ष भन्दै ठूला–ठूला आयोजनाहरूको काम सकेर मात्र अनुमोदन गर्न बैठकमा पेस गरिने परिपाटी रहनु, अपारदर्शिता जस्ता समस्याहरूले गर्दा प्रायः बैठकहरू प्रतिफलमूलक नहुने गरेका हुन्। कर्मचारी वर्गले कार्यालय प्रमुखसँग फिक्का–झिनो समन्वय गर्दै विशेष परिस्थितिको नाम बेचेर विकास निर्माणका कामहरू भटाभट गर्ने र उक्त कामका विषयमा सञ्चालक सदस्यहरूलाई पूर्वजानकारी नगराई एकैपटक सञ्चालक समितिमा लगेर पूर्वछलफलबिनै खर्च स्वीकृत वा अनुमोदन गर्ने प्रवृत्तिले गर्दा कतिपय बैठकमा एकमत नभई बिथोलिने गरेको हुन्छ।

बैठक सञ्चालन हुनुअघि नै बैठकको उद्देश्य, लक्ष्य तथा बैठकमा निर्णय हुने विषयवस्तुमा स्पष्ट हुनुपर्दछ। बैठकमा प्रमुख पदाधिकारीहरूबाहेक विषयवस्तु हेरी कस–कसलाई सहभागी गराउने हो, सो निर्धारण गर्नुपर्दछ। बैठकमा सम्बन्धित विषयका व्यक्तिहरूले विचार राखेपछि अनावश्यक व्यक्तिहरूलाई बैठकमा नराखी बैठकका जिम्मेवार पदाधिकारीहरू मात्र बसेर तिनै एजेन्डाका विषयमा संक्षिप्त विचार–विश्लेषण गर्नुपर्दछ। प्रचलित कानुनबमोजिम एजेन्डाहरू आएका छन् कि छैनन्, एजेन्डा छड्के प्रवेश भएका छन् कि, व्यवस्थापकीय राय तथा सिफारिससहित एजेन्डा आएका छन् कि छैनन्, झुक्याएर एजेन्डा ल्याएका छन् कि भन्ने विषयमा सदस्यहरूले एकदम ख्याल गर्नुपर्दछ। त्यस्तै पर्‍यो भने कानुनी परामर्शदाताको सहायता लिनुपर्दछ। निर्णय गर्दा सबैलाई सहभागी नगराए पनि बैठकको सहजकर्ताले विषयवस्तु प्रस्तुत गरी सम्बन्धित व्यक्तिको इनपुट वा रायसहितको टिप्पणी लिनुपर्दछ। यसमा सहजकर्ता भन्नाले कार्यकारी प्रमुख वा सचिव हुन सक्छ। कतिपय निकायहरूमा बैठकको अध्यक्षले पनि सहजकर्ताको भूमिका निभाउनुपर्ने हुन सक्छ। बैठकलाई सफलीभूत बनाउन मुख्यतया बैठकको अध्यक्षता गर्ने व्यक्ति, कार्यकारी प्रमुख र सचिवको भूमिका रहन्छ।

बैठक सञ्चालन हुँदै जाँदा पेस भएका प्रस्तावहरूमा छलफल, तर्कवितर्क, विश्लेषण, कानुनी तथा व्यावहारिक समीक्षा, विद्यमान व्यवस्था तथा प्रस्तावसम्बन्धी विषयहरूउपर विगतमा भएका निर्णयहरूमा समेत मध्यनजर गर्नुपर्दछ। प्रस्ताव तयार गरी पठाउँदा नै शुद्धाशुद्धि हेरेर पठाउनुपर्दछ। बैठक सकिएपश्चात् माइन्युटको मस्यौदा तयार गर्ने क्रममा नीति, नियम, कानुनी व्यवस्था, कम्पनीको प्रबन्धपत्र, नियमावलीसमेतमा ध्यान दिनुपर्दछ। भविष्यमा जे बोल्छ, कागजले बोल्छ भन्ने कुरा बिर्सनुहुँदैन। बैठकको माइन्युटले दीर्घकालीन प्रभाव पार्ने भएकाले माइन्युट लेखनमा अत्यन्तै ध्यान दिनुपर्दछ।