नेपालमा प्रदेश निजामती सेवा र स्थानीय सेवाको व्यवस्थापन प्रदेश कानुनबाट व्यवस्थापन हुने प्रावधान छ। फलस्वरूप सबै प्रदेश सभाबाट प्रदेश निजामती सेवा र स्थानीय सेवा सम्बन्धी ऐनहरू निर्माण भई सम्बन्धित प्रदेश सरकारबाट नियमावलीहरू समेत जारी भएका छन्। प्रदेश निजामती सेवा र स्थानीय सेवाका कर्मचारीको अभिलेख राख्न सबै प्रदेश कानुनमा प्रदेश किताबखाना वा कर्मचारी अभिलेखालयको व्यवस्था गरिएको छ।
राष्ट्रिय किताबखाना (निजामती) ले विगतदेखि कर्मचारी सूचना प्रणाली (पिआइएस) मार्फत निजामती कर्मचारीहरूको अभिलेख व्यवस्थापन गर्दै आएकोमा बागमती प्रदेशमा प्रदेश किताबखाना र बाँकी प्रदेशमा मुख्यमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद्को कार्यालयबाट प्रदेश निजामती सेवा र स्थानीय सेवाका कर्मचारीको अभिलेख व्यवस्थापन सुरु भएको छ। यसका लागि राष्ट्रिय किताबखाना (निजामती) ले प्रदेश सरकारहरूलाई आर्थिक वर्ष २०८०/०८१ मा प्रदेश निजामती सेवा र २०८२ साल कार्तिक महिनामा स्थानीय सेवाका कर्मचारीको पिआइएस प्रणालीमा पहुँच हस्तान्तरण गरेपछि प्रदेश सरकारबाट कर्मचारी अभिलेख व्यवस्थापन प्रारम्भ भएको हो।
राष्ट्रिय किताबखानाको वार्षिक प्रतिवेदन अनुसार सङ्घमा १८८६ कार्यालय र ५१७२६ दरबन्दी, प्रदेशमा ९४१ कार्यालय र २०८४३ दरबन्दी तथा स्थानीय तहमा ६६०६ कार्यालय र ६५४१४ दरबन्दी नेपाल सरकारबाट स्वीकृत भएको छ। त्यसै गरी आर्थिक वर्ष २०८१/०८२ को अन्त्यमा सङ्घमा ४१३३०, प्रदेशमा १३११५ र स्थानीय तहमा ३२०७५ कर्मचारी कार्यरत रहेको देखिन्छ। प्रदेश लोक सेवा आयोगहरूको सिफारिसबाट प्रदेश र स्थानीय तहमा नियुक्ति लिई सिट रोल दर्ता नभएका प्रदेश निजामती सेवा र स्थानीय सेवाका कर्मचारीहरूको ठुलो सङ्ख्या यस समेटिएको छैन।
नेपाल सरकारको २०८२ साल चैत १३ गतेको निर्णयबाट स्वीकृत शासकीय सुधार सम्बन्धी एक सय कार्यसूचीको बुँदा नम्बर १९ मा ‘कर्मचारीहरूको अद्यावधिक डिजिटल प्रोफाइल’ तयार गर्ने विषय समेटिएको छ। यसका लागि राष्ट्रिय किताबखानाले “कर्मचारी विवरण अद्यावधिक विशेष अभियान” सञ्चालन गरेको छ। अहिले कर्मचारीहरूले आफ्नो विवरण अद्यावधिक रहे नरहेको जानकारी लिई अद्यावधिकका लागि तोकिएका कागजातहरू राष्ट्रिय कितबखानामा मात्र नभएर सम्बन्धित प्रदेश किताबखानामा समेत इमेल गर्ने गरेका छन्।
कर्मचारी समायोजनसँगै नेपाल सरकारबाट २०७५ साल पुस ९ गते स्वीकृत सङ्घ, प्रदेश र स्थानीय तह अन्तर्गतका सबै कार्यालयको दरबन्दी राष्ट्रिय किताबखानाबाट पिआइएस प्रणालीमा राखिएको छ। अहिले सङ्घीय निजामती सेवाका कर्मचारीहरूको सरुवा, बढुवा, शैक्षिक योग्यता लगायतका विवरण कर्मचारी विवरण अद्यावधिक विशेष अभियान मार्फत राष्ट्रिय किताबखानाबाट अद्यावधिक गरिएको छ। तर प्रदेश कानुनबमोजिमका सेवा, समूह र पदनामहरू कायम गरी प्रदेश किताबखानाहरूले नेपाल सरकारबाट स्वीकृत प्रदेश र स्थानीय तह अन्तर्गतका सबै कार्यालयहरूको दरबन्दी पिआइएस प्रणालीमा पुनः प्रविष्टि गर्नुपर्ने हुन्छ। साथै प्रदेश कानुनअनुसार तह वृद्धि/स्तर वृद्धि भएका प्रदेश निजामती सेवा तथा स्थानीय सेवाका अधिकांश कर्मचारीहरूको तह वृद्धि एवम् सरुवा, बढुवा, शैक्षिक योग्यता लगायतका विवरण प्रदेश किताबखानाहरूले अद्यावधिक गर्नुपर्ने छ। यसरी हेर्दा राष्ट्रिय किताबखानाले भन्दा प्रदेश किताबखानाहरूले कैयौँ गुणा बढी कार्यसम्पादन गर्नुपर्ने छ।
राष्ट्रिय किताबखाना सुरुदेखि नै निजामती कर्मचारीको अभिलेख व्यवस्थापन गर्दै आएको सुदृढ सङ्गठनात्मक क्षमता रहेको सङ्घीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन मन्त्रालय अन्तर्गतको एक विभाग हो। यहाँ सिट रोल दर्ता, विवरण अद्यावधिक, दरबन्दी व्यवस्थापन, सम्पत्ति विवरण व्यवस्थापन, फाइल व्यवस्थापन, तलबी प्रतिवेदन, पेन्सन, अभिलेख व्यवस्थापन शुद्धीकरण, सेवा निवृत्त कर्मचारी सम्बन्धी कार्यसम्पादन गर्ने शाखा र एकाइहरूमा चार दर्जन बढी कर्मचारी कार्यरत रहेको वेबसाइटबाट ज्ञात हुन्छ। यहाँ कुनै पनि शाखा/एकाइबाट सम्पादन हुने कामको तोकिएको समयमा सहजै परिणाम निकाल्न सकिने गरी जनशक्ति व्यवस्थापन गरिएको छ। उता प्रदेश र स्थानीय तहमा समायोजन भएका र प्रदेश लोक सेवा आयोगहरूबाट सिफारिस भई प्रदेश र स्थानीय तहमा नियुक्त सबै कर्मचारीहरूको पिआइएस प्रणाली मार्फत अभिलेख व्यवस्थापन गर्न हाल प्रदेश सरकार अन्तर्गतका मुख्यमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद्को कार्यालय वा प्रदेश किताबखाना वा कर्मचारी अभिलेखालयलाई भने अत्यधिक कार्य चाप रहेको छ। कर्मचारीको अभिलेख व्यवस्थापन गर्न सम्बन्धित कार्यालयको दरबन्दी व्यवस्थापन र सम्बन्धित कर्मचारीको फाइल व्यवस्थापन पनि अपरिहार्य हुन्छ। दरबन्दी व्यवस्थापन, सिट रोल दर्ता, वैयक्तिक विवरण अद्यावधिक र फाइल व्यवस्थापनमा मात्रै राष्ट्रिय किताबखानामा तिस जना कर्मचारी कार्यरत रहेको देखिन्छ; जबकी भर्खरै कार्यसम्पादन सुरु गरेका प्रदेश किताबखानाहरूमा दुईदेखि चार जनासम्म कर्मचारीले यो सबै जिम्मेवारी सम्हाल्नु परेको छ।
प्रदेश किताबखानाका सीमाहरू:
प्रदेश किताबखानाहरूबाट प्रदेश निजामती सेवाका सबै कर्मचारीको सिट रोल दर्ता र धेरै कर्मचारीको विवरण अद्यावधिक (पिआइएस अपडेट) भएको छ। तर गत कार्तिक महिनामा राष्ट्रिय किताबखानाबाट स्थानीय सेवाको पिआइएस पोर्टलमा पहुँच प्राप्त भएपछि स्थानीय सेवाका कर्मचारीको सिट रोल दर्ता गर्न प्रदेश किताबखानाका सीमित जनशक्तिलाई अधिक कार्य बोझ छ। दरबन्दी व्यवस्थापन तथा फाइल व्यवस्थापन ओझेलमा परेका छन् भने विवरण अद्यावधिक (पिआइएस अपडेट) का लागि दैनिक सय बढी सङ्ख्यामा कार्यालयमा प्राप्त हुने इमेल खोलेर हेर्ने समय समेत अपुग भएको छ। जसले गर्दा राष्ट्रिय किताबखानाबाट सञ्चालित कर्मचारी विवरण अद्यावधिक विशेष अभियानको पदचाप प्रदेश किताबखानहरूले पछ्याउन सकेका छैनन्।
निजामती सेवा सम्बन्धी नियमावलीका अनुसूचीमा समूह तथा पदनामहरू नसमेटिएका कारण केही कर्मचारीको सिट रोल दर्ता र विवरण अद्यावधिक हुन नसक्ने कानुनी बाधा समेत विद्यमान छन्।
निजामती सेवा सम्बन्धी अधिकांश प्रदेश कानुनले कर्मचारीले निरन्तर सेवा गरेको अवस्थामा सङ्घीय वा जुनसुकै प्रदेशको प्रदेश निजामती सेवा वा स्थानीय सेवाको पदमा काम गरेको अवधिलाई समेत सेवा अवधिमा जोडिने व्यवस्था गरेका छन्। यसका लागि कर्मचारीले एक पटक सिट रोल दर्ता गरेपछि सोही कर्मचारी सङ्केत नम्बरकै आधारमा थप सेवा विवरण अद्यावधिक गर्दै जानुपर्ने हुन्छ। तर प्रदेश किताबखानालाई पहिलेको सेवा अवधि जोडिने गरी प्रणालीमा पहुँच नभएकाले एउटै कर्मचारीले प्रदेश लोक सेवा आयोगहरूबाट जति पटक सिफारिस हुँदै जान्छ त्यति नै पटक सिट रोल दर्ता गर्नुपर्ने बाध्यता छ। जसले गर्दा एउटै कर्मचारीको उही प्रणालीमा एकभन्दा बढी सङ्केत नम्बर सिर्जना भई प्रणालीको समग्र तथ्याङ्क दुरुस्त नहुने अवस्था छ।
कर्मचारीहरूले कानुनबमोजिम तोकिएको समयभित्र बुझाएको सम्पत्ति विवरणलाई पिआइएस प्रणालीमा अभिलेख राख्नु पर्दछ। तर प्रणाली मार्फत सम्पत्ति विवरण दर्ता गर्न प्रदेश किताबखानालाई पहुँच छैन। प्रदेश किताबखानाबाट सङ्केत नम्बर जारी भएका कर्मचारीको सम्पत्ति विवरण राष्ट्रिय किताबखाना (निजामती) बाट समेत प्रणालीमा अभिलेख राखिँदैन। प्रणालीमा सम्पत्ति विवरण दर्ता भएको नदेखिएमा सम्बन्धित कर्मचारीलाई अख्तियार दुरुपयोग अनुसन्धान आयोगबाट कानुनबमोजिम दस हजार रुपैयाँ जरिवाना तोक्ने कानुनी व्यवस्था छ।
राष्ट्रिय किताबखाना (निजामती) ले आधुनिक डिजिटल प्रविधिको उपयोग गरी अवकाश प्राप्त कर्मचारीहरूलाई सुलभ सेवा प्रदान गर्न सबै जिल्लाका कोष तथा लेखा नियन्त्रक कार्यालय मार्फत इ-पेन्सन सेवा सुरुवात गरेको छ। यो सराहनीय कार्य हो। तर इ-पेन्सन लगायतका सुविधाबाट लाभान्वित हुने कर्मचारीभन्दा प्रदेश किताबखानालाई सम्पत्ति विवरण दर्तामा पहुँच नदिँदा प्रणालीमा तोकिएको समयभित्र सम्पत्ति विवरण दर्ता हुन नसकी दण्ड सजायको भागी हुने कर्मचारीको सङ्ख्या बढी हुन जाने सम्भावना नकार्न सकिन्न।
कर्मचारी समायोजन ऐन, २०७५ अनुसार अन्य सेवाको पदबाट स्थानीय सेवाको पदमा समायोजन भएका साबिकका जिल्ला विकास समिति, घरेलु तथा साना उद्योग विकास समिति, दुर्गम क्षेत्र विकास समिति, नगरपालिका, गाउँ विकास समिति लगायतका निकायबाट स्थायी नियुक्ति भएका कर्मचारीको अभिलेख व्यवस्थापन गर्न राष्ट्रिय किताबखानाले छुट्टै कर्मचारी सूचना प्रणाली (अन्य सेवा) विकास गरेको छ। यसअघि स्थानीय तहका प्रमुख प्रशासकीय अधिकृतबाट उक्त प्रणाली सञ्चालन गरी अन्य सेवाका कर्मचारीको अभिलेख व्यवस्थापन हुँदै आएकोमा सो जिम्मेवारी समेत प्रदेश किताबखानालाई दिइएको छ। यो राष्ट्रिय किताबखाना (निजामती) ले सम्पादन गर्ने कार्यभन्दा प्रदेश किताबखानालाई थप जिम्मेवारी हो।
अन्त्यमा
प्रदेश निजामती सेवा र स्थानीय सेवाका कर्मचारीहरूको अभिलेख व्यवस्थापन गर्ने कानुनी दायित्व प्रदेश सरकार र त्यस अन्तर्गतको प्रदेश किताबखानाको हो। ‘कर्मचारीहरूको अद्यावधिक डिजिटल प्रोफाइल’ तयार गर्ने जिम्मेवारी पूरा गर्न प्रदेश किताबखानाहरूले थोरै समयमा धेरै काम पूरा गर्नुपर्ने बाध्यता छ। प्रदेश किताबखाना भर्खर सञ्चालनमा आएको अवस्थामा वर्षौँदेखि बाँकी रहेका थुप्रै कामहरू शीघ्र सम्पादन गर्नुपर्ने छ। दरबन्दी व्यवस्थापन, सिट रोल दर्ता, विवरण अद्यावधिक र फाइलिङ व्यवस्थापन जस्ता किताबखानाका सबै पक्ष एकसाथ अघि बढाउनुपर्ने छ। अन्य सेवाको पिआइएस प्रणाली पनि सँगसँगै अगाडि बढाउनुपर्ने छ। यसका लागि प्रदेश किताबखानाबाट हुने सेवा प्रवाहको समुचित प्रबन्ध प्रदेशको प्राथमिकतामा पर्नुपर्छ। अहिलेको दुई तीन जना जनशक्तिबाट यसले आशातीत नतिजा दिन सक्दैन। स्पष्ट कार्य योजना र आवश्यक जनशक्ति परिचालन अपरिहार्य छ। नियमावली संशोधन तथा अनुसूची हेरफेर गरी छुटेका समूह र पदनामहरू समावेश गरी कानुनी बाधा हटाउनु पर्छ। राष्ट्रिय किताबखाना (निजामती) ले निरन्तर अभिभावकीय भूमिका निभाउनुपर्छ। प्रदेश किताबखानाहरूलाई फाइल व्यवस्थापन, सम्पत्ति विवरण दर्ता र पहिलेको सङ्केत नम्बरबाट सेवा निरन्तरता हुने गरी प्रणालीमा पहुँच प्रदान गर्नुपर्दछ। प्रदेश सरकारको भौतिक र मानवीय स्रोत व्यवस्थापन तथा राष्ट्रिय किताबखाना (निजामती) को निरन्तर समन्वय र सहयोगमा प्रदेश किताबखानाहरूले तोकिएको समयमा अपेक्षित उपलब्धि हासिल गर्न सम्भव छ।
